Comment déléguer votre espace de travail et garder le contrôle

Choisissez un rôle pour chacun

Chaque membre d’un espace de travail a un rôle. Du plus au moins étendu :

• Propriétaire : tout, y compris les membres, le partage et les réglages de l’espace. Il en reste toujours au moins un : l’application y veille.
• Créateur : construit. Ouvre des entreprises, ajoute des applications, façonne tables, formulaires et sites, et les publie.
• Éditeur : fait le travail quotidien, ajoute et modifie fiches, ventes, tickets et documents.
• Commentateur : lit et commente.
• Lecteur : lit seulement.

Donner accès aux personnes reste aux propriétaires : un créateur construit, mais ne peut ni inviter de membres ni partager une entreprise.

Invitez votre équipe

Dans les réglages de l’espace, rubrique Membres, invitez des personnes par e-mail avec leur rôle. Elles rejoignent l’espace une fois l’invitation acceptée depuis leurs notifications ou leur page d’accueil ; d’ici là, elles ne voient rien.

Regroupez les personnes en équipes

Les équipes vous évitent de régler chaque personne une à une. Donnez à une équipe un rôle sur une entreprise, ou sur l’une de ses applications, et tous ses membres reçoivent cet accès. Retirez quelqu’un de l’équipe, et son accès part avec lui.

Ouvrez une entreprise ou une application à la bonne personne

Un rôle n’est pas tout ou rien. Dans les réglages d’accès d’une entreprise ou d’une application, donnez à quelqu’un un rôle propre à cet endroit :

• Votre comptable : éditeur de la Comptabilité seulement.
• Un responsable de boutique : créateur de l’entreprise de la boutique, lecteur partout ailleurs.
• Un prestataire : éditeur du CRM d’une seule entreprise, sans rôle dans le reste de l’espace.

Marquez une entreprise ou une application comme restreinte, et seules les personnes que vous désignez y entrent.

Décidez qui fait quoi dans chaque application

Certaines capacités appartiennent à une application : clôturer les comptes, approuver des congés, voir toutes les fiches du CRM, gérer la caisse. Chacune suit les rôles, et le tableau des rôles, dans les réglages de l’espace, montre qui peut faire quoi, application par application.

Limitez l’accès aux heures de travail

Dans les réglages de l’espace, rubrique Horaires, choisissez les jours et heures de chaque rôle. En dehors, les personnes passent à un rôle inférieur que vous choisissez, comme lecteur. Les propriétaires ne sont jamais limités.

Reproduisez votre organisation

Les équipes plus grandes peuvent représenter leurs services, agences ou régions dans Organisation, avec leurs responsables et adjoints. Donnez un rôle à une unité, et toutes les personnes qui y sont affectées, ou en dessous, le reçoivent. Dans le CRM, chacun peut alors ne voir que les fiches de son équipe.

Vérifiez ce que voit quelqu’un

Avant de vous fier à un réglage, voyez l’application comme l’un de vos membres : une bannière vous le rappelle, et un rechargement vous ramène. Le journal d’activité, dans les réglages de l’espace, montre qui a fait quoi, et quand.

Reprenez l’accès

Changez un rôle, retirez quelqu’un d’une équipe ou d’une entreprise, ou suspendez un membre : son accès prend fin aussitôt, sur tous ses appareils. Rien de ce qu’il a créé n’est perdu.